ボードゲームに限らず、友達と遊ぶ予定を組む時、皆さんはどんな方法で調整していますか。 LINE等で調整されると思います。
でも、ボードゲーム会を開催しようと思って連絡先を知らない人にも声をかける場合、管理するフォームが必要になります。
なぜなら、顔を知らない人が会場に来た場合、申し込み名と突き合わせて確認しないといけないからです。
そこで今回は、「Googleフォームで作る募集フォーム」の作成方法についてご紹介します。
そんなこと言っても、難しいんでしょ？
という意見もあるでしょうが、意外と簡単に作ることができますよ！
この記事では、
・ フォームはどこから作れるのか
・ これだけは入れておきたい質問項目について
・ 完成したフォームの拡散方法
・ ボードゲーム会当日に使える名簿一覧の作成方法
などを紹介します。
僕もボードゲーム会や人狼会など、Googleフォームで作成した募集フォームで何十回も開催してきました。
ボードゲーム会を主催する時にあれば非常に便利ですので、ぜひ参考にして下さい。
実際にボードゲーム会の主催を考えている方は、こちらも併せてお読みください。
Googleフォームはどこから作れるの?
「Googleフォーム」というぐらいなので、もちろん「Google」のホームページにありますね。
今や多くの方がGoogleアカウントを作られているのではないでしょうか。
そのGoogleのトップページから作成することができます。
次から、詳しく順を追って解説していきます。
以下の説明で使用している画像は、全て拡大表示できるようになっております。
見づらい部分は、拡大して確認してみてください。
募集フォームの作り方7ステップ
では、作り方を7つの項目にわけて解説していきます。
読んでも理解しきれない時は、読みながら作ってもらえれば大丈夫ですよ。
① Googleアプリから「Forms」を開く
Googleのトップページ右上に、黒い9つの点をクリックします。
Googleアカウントを持っていれば使える「Googleアプリ」の一覧が出てきます。
そこにある「Forms」という紫色のアプリをクリックして起動します。
パソコンで操作している方は、「Googleドライブ」から起動することもできます。
同じく右上のアプリ一覧にある「Googleドライブ」を起動し、マイドライブ内で右クリックをすると、新規作成するアプリがリストで出て来るので、「Googleフォーム」をクリックします。
② 「新しいフォームを作成」から空白を選択
Formsを起動すると、今までに作成したフォームの一覧や、新規作成する際に使えるテンプレート一覧などが出てきます。
今回はテンプレートは使わないので、「新しいフォームを作成」から「空白」を選択します。
③ フォームの名前や質問項目を設定する
いよいよフォームの作成です。
具体的な入力方法を解説していきます。
フォームの名前
最初に「無題のフォーム」と書かれている所に開催するボードゲーム会の名前等を入力し、「○○ボドゲ会申込フォーム」等に変更します。
フォームの説明
次に「フォームの説明」をクリックし、ボードゲーム会の詳細を入力していきます。
・ ボードゲーム会の名前
・ 日時
・ 会場の名前や住所
・ 参加費
・ どんな趣旨のボードゲーム会か （家族連れOK，初心者歓迎など）
・ 簡単な注意事項
などを入力していきます。
ここに「ボードゲーム会の参加ルール」などができていれば記載しておくこともできます。
メールアドレス
説明の下には、初めから「メールアドレス」という項目があります。
後に参加者一覧を確認する際に、入力してもらったメールアドレスを確認することができます。
さらに、参加申込みをして頂いた方に自動返信で「入力した内容」をメールで送る機能も設定できます。
方法は、フォーム名の上にあるタブ(今は質問となっている部分)から、「設定」をクリックします。
そこにある「回答」という項目の右にあるレをクリックします。
そこを開くと「メールアドレスを収集する」にチェックが入っているのを確認し、その下の「回答のコピーを回答者に送信」のタブを「常に表示」に変更します。
これで、最後まで入力してもらうと指定のメールアドレスに回答のコピーが届くようになります。
質問項目を設定
ここが本題となります。
参加者のお名前など、こちらが確認しておきたい項目を質問として設定していきます。
・ お名前
・ ボードゲームの経験
・ 会に対する質問事項や連絡事項
などを設定するといいでしょう。 文字入力をしてもらったり、ボタンを選択してもらったりと入力方法も様々設定できます。
初めからある「無題の質問」をクリックして、今は「ラジオボタン」になっているタブをクリックすると入力方法を設定できます。
| 記述式 | 一行ぐらいの文字入力をしてもらう |
| 段落 | 一行以上の文字入力をしてもらう |
| ラジオボタン | 項目を1つだけ選択してもらう |
| チェックボックス | 項目を複数選択できるようにする |
など、他にもいくつか選択できます。
先程の例で挙げた質問項目であれば・・・
● お名前・・・記述式
● ボードゲームの経験・・・ラジオボタン
● 会に対する質問事項や連絡事項・・・段落
といった感じでしょうか。
入力方法を設定後、質問の内容を入力していきましょう。
また、「お名前」や「ボードゲームの経験」など必ず回答して欲しい質問事項には回答しないとフォームの回答が送信できなくなるような設定ができます。
質問項目の右下に「必須」というボタンがあるので、それをオンにしておきましょう。
ちなみにですが、回答は自動的にグラフなどを作成してくれますでの、
満足度を調べるアンケートなどを作成して使うこともできます！
④ 連絡先を記載
最後にこちらの連絡先を記載しておきましょう。
フォームから質問などもできますが、入力後に追加で聞きたいことができた場合などは、直接メール等で受けられるようにしておきましょう。
質問項目右側の縦長の項目から、上から3つ目の「タイトルと説明を追加」をクリック。
連絡先を入力しておきましょう。
⑤ プレビューでフォームを確認する
ここまで入力が終わると、基本的な部分は終わりです。
実際に作成した項目が、どのように表示されているかを「プレビュー」で確認してみましょう。
フォームの右上にある「目のマーク」をクリックして、プレビューを表示します。
実際にこのフォームにアクセスした場合、どのように見えるのかをここで確認します。
あわせて、情報の記入もれや誤字脱字の確認も行いましょう。
⑥ 回答を記録するシートを作成する
フォームが完成したら、そのフォームに入力してもらったデータを記録するシートを作成します。
といってもすごく簡単です。
フォーム名の上にあるタブの「回答」をクリック。 右上にある緑色のアイコンをクリックしてください。
クリックすると、「新しいスプレッドシートを作成」という項目が選択されているので、そのまま作成をクリックしてください。
そうすると、自動的にシートが作成されます。
この緑色のシートはスプレッドシートといい、Excelの様な形式の物です。
このシートに質問項目ごとに回答されたデータが反映してきます。
今まで編集していた同じGoogleドライブ内にこのシートが作成されているはずです。
⑦ 共有用のURLを取得する
申込フォームでの準備はこれで完了です。
ですが、共有しないと申込みはして頂けませんよね。
SNSで共有したり、チラシなどにQRコードを貼り付けたりする為にURLを取得します。
フォーム右上の「送信」をクリック。 Face book や Twitter で共有する場合は、アイコンをクリックすると共有できます。
URLを取得したい場合は、送信方法の真ん中のタブをクリックします。
そこに「リンク」とありURLがあります。
かなり長いので、「URLを短縮」をクリックすると少し短くなります。
これをSNSで共有したり、QRコードを生成するサイトで使うなどすればOKです。
※ 参加者の募集を締め切りたい場合
締切の期日などを設定していたり、参加人数の上限になった場合など、募集を締め切ることができます。
「回答」のタブをクリックして、「回答を受付中」と書かれたボタンをクリックします。
すると「回答を受け付けていません」となり、フォームに入力することができなくなります。
「回答者へのメッセージ」の部分に、締め切った旨を記載したり、どうしても参加したいという方がいて対応する場合などは連絡先を記載しておくのもよいでしょう。
※ デザインを変更したい場合
最初から設定されているデザインから変更することもできます。
右上のパレットのようなマークの「テーマをカスタマイズ」をクリック。
すると、右側にテーマを設定するメニューが出てきます。
そこの「ヘッダー → 画像を選択」を選びます。
「テーマ」から、お気に入りの物を選べば変更できますし、オリジナルの物にしたければ「アップロード」からオリジナルの画像をアップして変更することも可能です。
スプレッドシートを編集して参加者名簿を作ろう
参加者も確定しました。
最後にやっておくべきことは、「参加者名簿」を作成しておくことをおすすめします。
実は、作成といってもほとんど完成しています。
それが、入力が反映していた「スプレッドシート」です。
申込別にそれぞれの回答内容が1行で掲載されていますので、これを少し編集するだけで大丈夫です。
メールアドレスや質問内容などは、非表示にしておきましょう。
当日受付に来られた際にチェックできるように、一番左に一列チェック欄を追加しておきましょう。
あとは、表に枠線がないので入力されている部分を全て選択して右上の「枠線」という所をクリックして枠線を付ければ完成です。
スマホでも確認できますが、可能であれば印刷しておくとより便利です。
2回目以降のフォームの使い方
次回もボードゲーム会が予定されている場合、改めて募集をしないといけません。
そんな場合は、このフォームをそのまま生かして募集することもできます。
次からは、その手順を解説します。
① 今のスプレッドシートとのリンクを解除する
フォームの「回答」のタブをクリックして、右側の点が3つのマークをクリックします。
その中にある「フォームのリンクを解除」という項目があるのでクリックしましょう。
その後「リンクを解除」をクリックすると、今あるスプレッドシートにはデータが反映されなくなります。
そのスプレッドシートは、名前の変更で開催日などを入力して保存しておくと、 今までの記録としておいておくことができます。
② 回答された内容を削除する
このまま次回も使う場合、前回の回答内容がそのままだといつの内容の物かわかりづらくなるので、 回答を削除しておきます。
もちろん、スプレッドシートには残ったままですのでそちらではいつでも確認することができます。
先程と同じ3つの点のマークをクリックして、一番下の「すべての回答を削除」をクリックしましょう。
③ フォームの内容で日付などの変更する項目を編集
改めて「質問」のタブに戻って、日時や会場などの変更がある所を直しておきましょう。
④ 新たにスプレッドシートを作成し、リンクさせる
「回答」のタブをクリックし、スプレッドシートのマークをクリック。
「新しいスプレッドシートを作成」に設定されていることを確認して、作成をクリックしましょう。
別のスプレッドシートが新たに作成され、次の入力はそちらに反映されるようになります。
※ 流用するメリット
この4つの手順で、今あるフォームを流用して次の募集ができます。
流用するメリットは以下の様なものがあります。
・ 変更する項目だけ変えればいいので楽
・ フォームが増えないので管理も楽
・ 共有するURLが変わらない
などがあげられます。
もちろん「毎回作り直したい」という方は、Googleドライブ内のフォームをコピーして作成することもできます。
最後に
今回は、『誰でも簡単にGoogleフォームで募集フォームを作る7つのステップ』ということで解説しました。
有名な企業でもアンケートやお問い合わせフォームとして使われているGoogleフォームですが、 個人でも使いやすくて無料のツールなので、ぜひこの記事を参考にして使ってみて下さい。
